Allocution du président Joe Ortona : Nous devons trouver un moyen de mettre en œuvre le plan de transformation de manière responsable

La semaine dernière, nous avons tenu une assemblée publique virtuelle fructueuse, dont l’objectif était de passer en revue le plan de transformation; au nom du conseil des commissaires, je tiens à remercier les quelque 200 membres de la communauté de la Commission scolaire English-Montréal (CSEM) qui ont participé à cette assemblée. Nous avons eu des échanges constructifs; au fur et à mesure que nous allons progresser dans la mise en place des éléments clés de notre plan de transformation, nous allons nous assurer de garder à l’esprit les points de vue échangés lors de cette rencontre.

Nous invitons toutes les personnes qui n’ont pu participer à l’assemblée publique à cliquer sur l’hyperlien suivant : https://www.emsb.qc.ca/csem/nouvelles/presentation-du-plan-de-transformation-de-la-csem-lors-dune-assemblee-publique-virtuelle  afin de prendre connaissance de la présentation PowerPoint® du directeur général par intérim, Russell Copeman, et afin de visionner la vidéo de cet événement.

J’ai également pensé qu’il serait utile de fournir une vue d’ensemble des cinq volets principaux et des priorités du plan de transformation – gouvernance; conception organisationnelle; leadership; talents et culture; processus et mécanismes de contrôle; et transformation numérique – et de décrire les prochains défis qui nous attendent ainsi que les prochaines étapes de la mise en place de ce plan.

Gouvernance

Comme l’a antérieurement mentionné le conseil des commissaires, le plan de transformation comporte de nombreux éléments valables, que nous sommes désireux de mettre en œuvre. Ce plan a toutefois été conçu comme si le projet de loi n^o 40 était en vigueur, mais rappelons que les tribunaux ont suspendu l’application de cette loi en raison de notre contestation constitutionnelle. En conséquence, certains éléments doivent être modifiés afin de tenir compte de notre mandat de « gérer et de contrôler » notre système scolaire. Par exemple, nous augmentons le nombre de comités du conseil prévus par la loi; leur nombre passe de trois (comité exécutif, ressources humaines et vérification) à cinq. Nous sommes fermement résolus à être responsables sur le plan financier, tout en nous concentrant sur notre mission principale : la réussite scolaire. C’est pourquoi nous avons l’intention d’ajouter un comité des finances et un comité de l’éducation. 

Conception organisationnelle

Jusqu’à tout récemment, nous avions des directrices à la tête des secteurs Est et Ouest de notre territoire; ces gestionnaires étaient responsables des écoles primaires et secondaires de leur district respectif. Or, nous avons maintenant une directrice des écoles primaires et une directrice des écoles secondaires.

Le plan de transformation recommande un changement important à la structure de l’éducation des adultes et de la formation professionnelle avec l’intégration de fonctions connexes (comme les ressources humaines, l’établissement du budget, les services de soutien, etc.) au sein de la structure générale de la CSEM. Le conseil des commissaires est en train de réévaluer sa stratégie, alors que nous prévoyons reconstituer cette unité après la pandémie. Nous avons retenu les services d’un consultant externe, qui nous présentera bientôt son rapport, que nous communiquerons à la communauté.

Leadership, talents et culture

Le fait que la CSEM se classe au premier rang des commissions scolaires du Québec en termes de résultats s’explique par la qualité de notre effectif. Notre Service des ressources humaines a un rôle critique à jouer quant au recrutement et à la conservation du personnel; nous sommes fermement résolus à faire en sorte que ce service dispose des outils nécessaires pour offrir à nos employés tout le soutien dont ils ont besoin. À court terme, nous allons demander aux Ressources humaines de mettre l’accent sur la responsabilisation et sur la mesure du rendement, tout en s’assurant de communiquer de manière cohérente et régulière, en plus de veiller à la formation. 

Approvisionnement et mécanismes de contrôle

En coulisses, la gestion des ressources matérielles joue un rôle crucial de sorte que notre infrastructure réponde aux besoins de notre communauté, tout en permettant à nos enseignants et élèves de se concentrer sur l’apprentissage, et non sur le déneigement. Ce service dispose d’un budget annuel de 39 millions de dollars (soit environ 10 pour cent de notre budget total) afin de maintenir nos 76 écoles et centres ainsi que notre équipement en excellente condition et de nous assurer qu’ils sont respectueux de l’environnement. Ce faisant, ce service gère l’ensemble de nos activités relatives à l’approvisionnement et veille au respect des politiques gouvernementales. Par exemple, grâce à cette équipe, nous avons pu installer 800 purificateurs d’air dans des classes où il n’y avait pas de ventilation mécanique et gérer plusieurs projets de rénovation majeurs dans certaines écoles.

Jusqu’à ce jour, nous avons confié la gestion de 12 projets à des ressources externes. Conformément à l’une des recommandations principales du plan de transformation, il est évident qu’il serait bénéfique de disposer des compétences et de l’expérience nécessaires à l’interne; nous amorçons donc le processus d’embauche. Nous sommes convaincus que cette façon de faire comportera divers avantages : elle nous aidera à planifier les travaux, elle permettra une amélioration de nos processus, elle facilitera la mise en place de notre plateforme numérique et fera en sorte que nous disposerons des outils adéquats et  exercerons le leadership nécessaire pour faire avancer les dossiers prioritaires de manière efficiente et efficace par rapport au coût.

Transformation numérique

Les systèmes de technologie de l’information (TI), qui comprennent l’infrastructure (matériel), de même que les applications et le développement (logiciels, y compris les logiciels éducatifs) ainsi que les services offerts aux écoles et aux centres, sont au soutien de tout ce que nous faisons en tant que commission scolaire. Il est évident que nous devons rebâtir nos TI afin qu’elles aient la capacité de soutenir la mise en branle de notre transformation numérique, ce qui nous fera passer du statut de « fournisseur de services » à celui de partenaire stratégique et de catalyseur de la transformation numérique.

Nous sommes à élaborer un plan directeur de TI avec le soutien d’une ressource externe. Nous prévoyons être en mesure de faire connaître ce plan très prochainement. 

Dans une perspective d’avenir, le conseil des commissaires a l’intention d’aller de l’avant avec ce qui est au cœur du plan de transformation. Nous devons disposer des services de soutien adéquats et avoir les bons systèmes en place. Nos systèmes d’information sont désuets, et nous allons nous concentrer sur le plan directeur qui a été élaboré. Du côté des ressources humaines, nous devons améliorer nos politiques d’embauche et de conservation du personnel ainsi que notre approche à cet égard. Nous sommes fermement résolus à respecter les lignes directrices du Conseil du Trésor quant à la gestion du matériel et quant à la passation de contrats, ainsi qu’à mettre sur pied un service de conformité et de vérification interne. Enfin, nous sommes impatients de passer en revue le rapport du consultant externe sur l’éducation des adultes et la formation professionnelle.

Le financement, un défi de taille

Le plan de transformation, qui a été adopté avant l’entrée en fonction du conseil des commissaires, réclame l’embauche progressive de 25 à 30 personnes au cours des années à venir, principalement dans les domaines de la gestion des ressources matérielles et des TI. L’administratrice de la tutelle a estimé qu’à terme, il en coûterait trois millions de dollars de plus annuellement, mais qu’on pourrait prévoir des économies à long terme, en raison d’une meilleure efficacité de la structure. Malheureusement, cette somme représente un fonds de roulement que la CSEM n’a pas. De plus, le 4 novembre 2020, lors d’une réunion des commissaires, l’administratrice a annoncé que la CSEM avait obtenu du ministère de l’Éducation du Québec l’autorisation d’affecter l’excédent accumulé par la CSEM à la mise en œuvre du plan de transformation. Toutefois, le 17 février, le sous-ministre de l’Éducation a confirmé, par écrit, que ce n’est pas le cas. 

En conséquence, malgré le fait que l’administratrice affirme le contraire, la CSEM ne peut affecter l’excédent accumulé au financement du plan de transformation. 

Bien que nous reconnaissions l’importance d’aller de l’avant avec la mise en œuvre du plan et que nous soyons conscients que le gouvernement insiste en ce sens, nous sommes résolus à agir de manière financièrement responsable. Au cours des semaines à venir, nous allons faire valoir auprès du gouvernement du Québec la nécessité d’injecter des fonds additionnels dans le plan de transformation, tout en explorant des mesures de réduction des coûts, qui accroîtront l’efficacité des services administratifs SANS pour autant réduire les services offerts aux élèves.

Aussi, la prochaine étape consiste à officialiser le chemin critique et l’établissement du coût de revient.

Nous nous devons de déterminer comment mettre en œuvre de manière responsable le plan de transformation, car il rendra la CSEM plus efficace, nous permettant ainsi de mieux répondre aux besoins de nos élèves. C’est là le défi que nous devons relever.